Site Yönetimi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu Site Yönetimi'dir. Site yönetimi; apartman ve site ortak alanlarının işletilmesi, aidat ve ortak giderlerin yönetimi, sakinlerle iletişim ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında kişisel verilerinizi işlemektedir.

Veri sorumlusuna ilişkin güncel iletişim bilgileri site yönetim ofisi ve dijital yönetim paneli üzerinden duyurulur. KVKK kapsamındaki taleplerinizi aşağıda belirtilen kanallardan iletebilirsiniz.

Bilgi güncelleme formu ve site yönetimi süreçlerinde aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

• Kimlik bilgileri: ad-soyad, T.C. kimlik numarası.

• İletişim bilgileri: telefon numarası, (varsa) e-posta adresi.

• Konut / mülkiyet bilgileri: blok, daire numarası, kat maliki / kiracı / oturan statüsü, dairede oturan diğer kişilere ilişkin (formda ayrıca bildirdiğiniz) kimlik ve iletişim bilgileri.

• Finansal ve tahsilat bilgileri: aidat borcu, ödeme ve tahsilat kayıtları (form dışı yönetim süreçlerinde).

• İşlem güvenliği: form gönderim zamanı, IP adresi ve teknik log kayıtları (sistem güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi amacıyla, sınırlı süre).

• Öneri / geri bildirim: formdaki isteğe bağlı “öneri” alanına yazdığınız metin.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri vb.) talep edilmemekte; böyle bir veri paylaşmanız halinde yalnızca açık rızanız veya kanuni istisna bulunması hâlinde işlenebilecektir.

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak işlenmektedir:

• Site yönetim kayıtlarının oluşturulması, güncellenmesi ve doğrulanması.

• Kat maliki, kiracı ve dairede oturan kişilerin tespiti; aidat ve ortak gider paylaşımının ilgili daire ve kişilere doğru yansıtılması.

• Aidat tahakkuku, borç takibi, ödeme ve tahsilat süreçlerinin yürütülmesi; makbuz, dekont ve muhasebe kayıtlarının tutulması.

• Site duyuruları, acil durum bildirimleri, toplantı çağrıları ve yönetimsel bilgilendirmelerin ilgili kişilere ulaştırılması.

• Talep, şikâyet, arıza ve kargo teslimi gibi site içi hizmet süreçlerinin yürütülmesi.

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

• Olası uyuşmazlıklarda delil olarak saklama, yetkili mercilere bilgi verme.

• Bilgi güncelleme formunun kötüye kullanımının ve sahte kayıtların önlenmesi.

Verileriniz; bilgi güncelleme formu (web), site yönetimi ofisi, telefon, e-posta, yazılı beyan, toplantı tutanakları ve dijital yönetim paneli üzerinden otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanabilir.

KVKK’nın 5. ve 6. maddelerine uygun olarak kişisel verileriniz; kanunlarda açıkça öngörülmesi, sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

Formu doldururken KVKK onay kutusunu işaretlemeniz, bilgilendirme metnini okuduğunuzu ve site yönetimi kayıtları için veri işlenmesini kabul ettiğinizi gösterir. Zorunlu olmayan alanları doldurmamanız hizmetten yararlanmanızı engellemez; ancak eksik bilgi, aidat ve iletişim süreçlerinde gecikmeye yol açabilir.

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Site yönetimi organları (yönetici, denetçi, muhasebe sorumlusu vb.) ve yetkilendirilmiş personel.

• Dijital site yönetim yazılımı hizmet sağlayıcısı (veri barındırma, teknik destek) — yalnızca hizmetin ifası için gerekli ölçüde ve sözleşmesel güvenlik yükümlülükleri çerçevesinde.

• Bankalar ve ödeme kuruluşları (tahsilat ve havale işlemleri).

• Yeminli mali müşavir, avukat ve icra takip hizmeti alınan profesyoneller — yalnızca görevleri kapsamında.

• Mahkemeler, icra daireleri, noterler ve talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

Aktarım, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir. Alıcıların verilerinizi yalnızca belirtilen amaçlarla ve gerekli güvenlik önlemleriyle işlemesi hedeflenir.

Kişisel verileriniz, hizmet altyapısının (örneğin bulut barındırma) yurt dışında bulunması hâlinde KVKK’nın 9. maddesindeki şartlardan birine uygun olarak aktarılabilir. Bu durumda; yeterli korumanın bulunduğu ülkelere aktarım, Kurul tarafından onaylanan standart sözleşmeler veya açık rızanız gibi mevzuatta öngörülen güvenceler sağlanır.

Yurt dışı aktarım söz konusu olduğunda, hangi ülkeye ve hangi amaçla aktarım yapıldığına ilişkin ayrıntılı bilgi talep edebilirsiniz.

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklanır. Saklama süreleri; ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı ve saklama yükümlülükleri, Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındaki defter ve kayıt saklama süreleri ile site yönetiminin meşru menfaatleri dikkate alınarak belirlenir.

Aidat, tahsilat ve muhasebe kayıtlarına ilişkin veriler, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilebilir. Form aracılığıyla alınan bilgiler, daire–sakin ilişkisi sona erdikten sonra dahi uyuşmazlık ve denetim süreleri için makul bir süre daha saklanabilir.

Saklama süresi sona eren veriler, KVKK ve ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Teknik log kayıtları genellikle en fazla bir (1) yıl süreyle tutulur; güvenlik olaylarında daha uzun süre saklanabilir.

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Talepleriniz, niteliğine göre en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

KVKK kapsamındaki taleplerinizi; kimliğinizi doğrulayacak bilgi ve belgelerle birlikte Site Yönetimi veri sorumlusuna, site yönetimi ofisi aracılığıyla yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvuru için site yönetimi ile iletişime geçin.

Başvurunuzda; ad-soyad, T.C. kimlik numarası (veya yabancı uyruklular için pasaport numarası), tebligata esas adres, talep konusu ile KVKK md. 11 kapsamındaki talebinizi açıkça belirtmeniz gerekmektedir.

Site yönetimi, başvurunun size ait olup olmadığını tespit etmek amacıyla ek bilgi talep edebilir; yanıtlar kayıtlı iletişim bilgileriniz üzerinden verilir.

Veri sorumlusu, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla; erişim yetkilendirme, şifreleme, güvenli iletişim (HTTPS), yedekleme, personel gizlilik taahhütleri ve hizmet sağlayıcı sözleşmelerinde veri koruma hükümleri gibi idari ve teknik tedbirleri uygular.

Olası veri ihlali durumunda, mevzuatın öngördüğü şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve etkilenen ilgili kişilere bildirim yapılması hedeflenir.

İşlenen veri kategorileri, amaçlar veya mevzuat değişiklikleri nedeniyle bu aydınlatma metni güncellenebilir. Güncel metin bilgi güncelleme formu ve site yönetimi duyuruları üzerinden yayımlanır. Metnin güncellenmesi, daha önce verdiğiniz onayın geçerliliğini otomatik olarak ortadan kaldırmaz; yeni işleme faaliyetleri için ayrıca bilgilendirme yapılabilir.